Для чего бизнесу ИТ?

---

4 июля в конференц-зале компании Майкрософт на ул. Инской, 56 прошла ещё одна встреча Клуба ИТ-директоров с представителем Майкрософт Россия. 

На этот раз встречу проводил Владимир Еронин, ответственный за продажи в Сибирском и Дальневосточном регионах. Встреча под темой «Для чего бизнесу ИТ?» была посвящена двум большим вопросам, первый из которых совпадал с темой встречи, а второй звучал так: «Успеть все! Секреты управления временем для IT руководителя». На встречу пришли более 20 человек, и, как это обычно бывает на встречах Клуба, не обошлось без споров и интересных дискуссий.

В рамках первого вопроса рассматривались следующие темы:

* Что такое ИТ в России для бизнеса: центр затрат или дополнительная ценность?

* Несколько интересных цифр и фактов по сравнению ситуации с ИТ в России и мире:

- затраты на ИТ в России составляют в лучшем случае 2-3%, в США – 5-7%;

- ИТ-проекты в некоторых случаях могут стать экономически эффективными уже в первый год (такие проекты, как, например, переход к объединенным коммуникациям);

- в кризисные периоды в России ИТ – это второй после обучения персонала фактор, на котором экономят компании в первую очередь;

- эффективность труда в России в среднем в 3-5 раз ниже, чем в США.

Эти и несколько других фактов позволяют сделать вывод о том, что в России пока в основном существует тенденция к экономии на ИТ, а не экономии с помощью ИТ. Такие компании, как Майкрософт, влияют на увеличение доли ИТ в организациях активным продвижением своей продукции и позиционированием развития ИТ как мощного инструмента, помогающего развитию компании.

Общемировые тенденции и что дает ИТ бизнесу во всем мире

А между тем, во всём мире наблюдаются следующие тренды в ИТ:

- ориентация ИТ на потребителя;

- отмена фиксированного рабочего стола;

- экономия с помощью ИТ.

Всё это направлено на то, чтобы упростить и сделать возможными те моменты, которые сейчас уже стоят, а где-то только становятся во главу угла: возможность удалённой работы сотрудников (84% организаций имеют удалённо работающий персонал), возможность работы не только из дома, но и из автомобиля или даже из других городов или стран, например, находясь в командировке. При этом необходимым условием является сохранение безопасности рабочих данных.

Современные тренды в ИТ: социализация, консьюмеризация и прочие не всегда понятные процессы

При тенденции к переносу части работы в удалённый режим важная часть рабочего процесса – коммуникации людей друг с другом – не должна пострадать, поэтому все развиваемые программные продукты компании Майкрософт должны быть рассчитаны на это. Например, одним из самых полезных продуктов, решающих эту задачу, является Microsoft Lync – с помощью него становится возможным очень быстрое реагирование на ситуацию, он упрощает процесс коммуникации с коллегами, партнёрами и клиентами, находящимися в разных местах. Этот инструмент связывает все ваши рабочие контакты, а также контакты Skype и позволяет обмениваться с ними сообщениями, организовывать голосовую и видеосвязь, сохранять информацию в заметках OneNote, делиться информацией с помощью организации общего доступа к заметкам и рабочему столу во время конференций, что может быть очень удобно для демонстрации, например, работы какой-либо программы или показа слушателям схем или графиков. Lync также позволяет найти нужных вам людей по имени и фамилии и даже по сфере деятельности.

Инструменты, используемые в своей ежедневной деятельности руководителями компании Майкрософт: что они дают с точки зрения бизнеса

Кроме полезного программного обеспечения современному человеку помогают оперативно организовывать рабочие процессы также и разные устройства. Главным инструментом, конечно, остаётся ноутбук или стационарный компьютер, но уже сложно представить себе рабочее место и без, например, гарнитуры и веб-камеры. Несомненно, удобные устройства, которыми пользуются в работе руководители компании Майкрософт – это USB-телефон и камера, такая как, например, Polycam. Поставленная в центр стола, эта умная камера сама находит говорящего и показывает его крупным планом, а изображения остальных участников совещания или конференции она также ловит и показывает внизу экрана в небольших окошках, расположенных в ряд. Угол обзора такой камеры – 360 градусов.

Дома и в дороге оставаться в курсе дел помогут такие устройства как планшет, смартфон или Xbox.

Во второй части встречи, посвящённой управлению временем, участники встречи как бороться с такими проблемами как:

- успеть сделать огромное количество задач рабочих, домашних и личных и ничего не забыть;

- отследить выполнение делегированных подчинённым задач и тоже ничего не упустить.

Существует множество книг, посвящённых этим и другим вопросам управления временем, самая популярная из которых – «Как привести дела в порядок» (Getting Things Done) за авторством Дэвида Аллена (David Allen). Но на встрече мы узнали секреты управления временем из первых рук – от человека, на рабочую почту которого ежедневно приходит 2 сотни писем, все из которых не являются спамом. 

Один из главных принципов – организовать себе единый список задач, чтобы избежать их потери с одной стороны, и стресса от боязни потерять – с другой. Причем задачи в этом списке должны быть разделены по приоритетности и срочности. Владимир добивается такого результата с помощью грамотной организации дел с использованием Outlook. Входящие письма делятся на письма, касающиеся дел, которые нужно сделать (сегодня, завтра, в течение недели и т.д.), делегировать и проконтролировать, и на письма, которые нужно просто прочитать позже. На простые письма Владимир отвечает сразу же, чтобы они не «висели», а на те, что требуют времени на ответ – по мере приоритетности, уже извлекая их из соответствующих папок. Кроме этого, используются различные функции Outlook для автоматизации управления своими делами – условное форматирование, быстрые действия, правила, календарь и т.д. А ещё Владимир использует оригинальный способ, который позволяет не забыть важные моменты – он пишет себе письма с напоминанием, а если нет такой возможности в данный момент – то звонит себе на сотовый и оставляет в голосовом ящике сообщение, которое также приходит на почту. Таким образом, стандартизированный рабочий процесс и всегда актуальный единый список дел минимизируют затраты времени, усилия и не оставляют места для стресса, связанного с организацией работы во времени.