Разработка и создание веб-сайтов Интеллектуальная поддержка Вашего бизнеса Лицензионное программное обеспечение и оборудование для организаций Разработка технической документации к программным продуктам и технологическому оборудованию терминальный сервер ViTerminal Автоматизация управленческих решений Архитектура бизнеса

17.04.2019
старт Всероссийского конкурса «Цифровой прорыв»
3 апреля объявлен старт Всероссийского конкурса «Цифровой прорыв» для IT-специалистов, дизайнеров и управленцев в сфере цифровой экономики.

24.07.2018
Лучший системный администратор 2018
«Дом.ru Бизнес» приглашает к участию в турнире «Лучший системный администратор 2018»

10.04.2018
Оплачиваемый on-line опрос для программистов
"Исследовательская компания "О+К Research" приглашает программистов-разработчиков принять участие в  оплачиваемом on-line опросе.

02.04.2018
Сибирь.Новые Решения 2018
15 марта 2018 года в Научной библиотеке НГТУ им.Г.В.Лыщинского прошла очередная конференция "Сибирь.Новые Решения".

20.10.2017
Сибирь.Безопасность-2017
20 октября 2017 года в конференц-зале научной библиотеки прошла очередная конференция "Сибирь.Безопасность" 

15.02.2017
Сибирь.Новые решения 2017
10 февраля 2017 года прошла конференция "Сибирь.Новые решения 2017"

Здесь может быть Ваш баннер ...

Как разработать стратегию продуктивного совещания

02.02.2016

Как разработать стратегию продуктивного совещания

Как разработать стратегию продуктивного совещания
Как должно выглядеть идеальное совещание? Алексей Макаров уверен, что рабочее собрание – это спектакль. Как не превратить его в плохо отрепетированный «балаган» и быть отличным режиссером, – читайте в статье.

Идеальное совещание коротко, структурировано и не таит подводных камней. В лучшем случае, все собираются, руководитель доносит свою волю и желание до подчиненных, и все, задав пару уточняющих вопросов, берут под козырек и идут внедрять, исполнять и горят при этом энтузиазмом. В худшем случае – вежливо и по существу предлагают конструктивные идеи, не устраивая балагана или рекреационной зоны в конференц-зале. Вы такое совещание видели когда-нибудь? Вам повезло.

Не будем вдаваться в подробное освещение вопроса – что же может пойти не так на собрании и почему принятое решение так медленно и с проволочками воплощается в жизнь? Будем откровенны, вариантов негативного развития событий огромное множество, что подтвердит опыт любого, кто хотя бы пару раз просто присутствовал на совещании.

К настоящему времени мною накоплен опыт проведения совещаний, посвященных решению самых сложных, зачастую, стратегически важных задач в компаниях с разной организационной структурой и стилем ведения бизнеса. Вывод простой: есть много способов прийти к неутешительному итогу и проще постараться избежать непродуктивных ситуаций, чем с ними потом разбираться. В результате мною была разработана стратегия, которая, на первый взгляд, кажется трудозатратной, но на практике позволяет минимизировать затраты времени, направить весь потенциал совещания на поиск оптимального решения стоящей перед вами проблемы и добиваться эффективного ее воплощения.

Прежде всего, следует сформулировать цель, к которой вас должно приблизить планируемое совещание. Постановка задачи должна быть предельно ясной, не допускающей двояких толкований. Кроме того, отлично, если она будет увлекательной и побуждающей к действию.

Следует определиться с кругом лиц, которые должны участвовать в процессе выработки решения и будут воплощать его в жизнь. Оптимально, если число участников не будет слишком большим, но, в то же время, предпочтительнее, чтобы вы пригласили представителей тех подразделений вашей компании, которых затрагивает обсуждаемая тема, людей, наделенных полномочиями и реальными возможностями воплощать принятые решения, а также пользующихся авторитетом и уважением в коллективе. Бывает, что не всегда эти три, казалось бы, близкие категории людей совпадают.

Стоит добавить, что участие людей, видящих одну и ту же проблему «со своей колокольни» благодаря специфике своей работы, может существенно обогатить даже ваше представление о проблеме, а также предопределить появление нового, нестандартного решения. В то же время, мною подмечена закономерность, что чем больше людей приходится звать на совещание, тем, как правило, ниже уровень доверия в организации, и, как следствие, в ней больше проблем. Прийти должны только те люди, которые могут и должны участвовать в решении задачи.

Стоит предусмотреть комфортные условия проведения совещания, инструменты фиксирования происходящего, очень полезны будут метрики, позволяющие впоследствии оценить успешность совещания и выявить организационные недоработки. Следует заранее оповестить сотрудников о предстоящей встрече и предоставить им материалы для вхождения в тему. Все эти очевидные шаги очень облегчают жизнь руководителя, созывающего совет. Необходимо заранее разработать стратегию совещания, последовательность обсуждаемых аспектов ситуации, время, которое будет затрачено на весь процесс. Очень важно выработать правила проведения совещания, иначе легко можно оказаться в ситуации, когда даже расположенные друг к другу люди начнут банальную склоку и похоронят конструктивное начало.

Очевидно, что надо настаивать на пунктуальности и вежливости сотрудников, ввести в привычку выключать мобильные устройства, не перебивать говорящего. Казалось бы, все об этом знают, но очень часто люди в пылу работы пренебрегают соблюдением этих элементарных правил. Как вариант решения этой проблемы, можно предложить систему небольших, но немного обидных штрафов – в меру вашей фантазии. Первое условие – штраф взимается непосредственно сразу после нарушения, иначе данная мера будет нерезультативной. Второе – можно начать с себя. Прийти с небольшим опозданием и обложить данью собственную персону. Обычно это имеет положительный эффект и мобилизует сотрудников.

Начиная совещание, стоит немного переключить сотрудников с тех проблем, которые их занимали до того, как они вошли в двери и уселись на отведенные им места. Достаточно немного обсудить прошедшие выходные, какие-то заведомо положительные аспекты жизни. Здесь важен не столько позитивный настрой, возникающий от подобной легкой беседы, сколько эффект переключения, разморозки людей. И, только после этого небольшого, внешне отвлеченного этапа, можно приступать непосредственно к теме совещания.

Очень важным и сложным является этап сбора информации, сбора индивидуального видения проблемы собравшимися. Довольно часто в этот момент общая лодка может дать течь и утонуть в дебатах и спорах, долгих и не всегда целесообразных выступлениях. Тогда от руководителя требуется виртуозное умение направлять, останавливать и успокаивать собравшихся. Есть очень рациональный и фокусирующий непосредственно на проблеме способ узнать мнение сотрудников. Предложите всем изложить свои соображения письменно. Когда все заканчивают записывать, коллеги по очереди, по одному положению излагают возникшие мысли, а повторяющиеся высказывания вычеркиваются в записях у остальных участников. Все положения фиксируются в единый список, после чего можно приступить к анализу собранной информации. На протяжении всего этого процесса не забывайте о правилах вежливости и регламента. Пусть лучше пополняется корзина со штрафными деньгами, или коллеги занимаются отжиманиями, чем серьезная работа превратится в цирк или театр абсурда.

После того, как установлены причинно-следственные связи, уже начали вырисовываться стратегические и тактические решения следует... сделать перерыв. Устроить кофе-брейк, затеять отвлеченный разговор, может быть, даже стоит пообедать. Дайте всем немного отдохнуть, и только после этого приступайте к выработке единого решения. Когда решение принято, огласите его и будьте готовы ответить на вопросы. Лучше, если будет составлен список, подобно тому, как составлялся сбор информации по проблеме. Стоит начать отвечать на более легкие для вас вопросы, постепенно продвигаясь к более сложным. В конечном итоге мы уточняем решение, формулируем ответы на вопросы: «Зачем надо делать? Что нужно сделать? Как вы должны это сделать? Когда и кто должен это сделать?».

Наконец, цель достигнута, пути решения проблемы определены, можно расходиться. Не торопитесь, задержитесь еще чуть-чуть и попросите сотрудников высказаться о прошедшем совещании. Было ли оно эффективным, что понравилось, что нет, даже самые критические отзывы воспринимайте спокойно и фиксируйте их у себя. Цель этого этапа – дать разрядиться людям и избежать «критики чистого разума», который начнется сразу за дверью. Пусть значительная часть впечатлений выльется прямо на собрании, не заряжая негативом и скепсисом расходящихся работать людей.

Впервые статья была опубликована на Executive.ru 16 ноября 2013 года в рубрике «Творчество без купюр». Реанонсирована в контентном блоке в рамках специального проекта редакции



Возврат к списку


Логин:
Пароль:
Регистрация
Забыли пароль?

14.03.2017
Топ-10 стратегических приоритетов ИТ-директора в 2017 году
Достижения в области цифровых технологий и совершенствование бизнес-моделей продолжат менять баланс в бизнесе, что ложится дополнительным бременем на ИТ-директоров (CIO), стремящихся обеспечивать конкурентоспособность своей компании.

05.11.2016
Как меняется бизнес-аналитика
Бизнес-аналитика – один из немногих сегментов IT-рынка, который в меньшей степени пострадал от негативных тенденций в экономике.

25.08.2016
Семь ключевых аксиом контроля безопасности в ИТ-среде предприятия
Для защиты ИТ-среды предприятия необходимо систематически проводить мероприятия, направленные на повышение уровня безопасности информационных систем и предотвращение атак на информационные ресурсы.

У вас нет прав на участие в данном опросе.

Разработка веб-сайтов, корпоративный портал, хостинг
Клуб ИТ-Директоров
г. Новосибирск
сайт работает на 1С-Битрикс
Разработка сайта - ITConstruct Rambler's Top100