Айтишный блог - Сообщения с тегом "работа"

  • Архив

    «   Октябрь 2019   »
    Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
      1 2 3 4 5 6
    7 8 9 10 11 12 13
    14 15 16 17 18 19 20
    21 22 23 24 25 26 27
    28 29 30 31      

Личная эффективность (часть 2)

Следующая, но не последняя часть темы личной эффективности посвящена работе непосредственно над задачей.
a. Не открывайте много приложений за один раз. В большинстве случаев гораздо проще переоткрыть документы по отложенной задаче, чем постоянно путаться в нескольких десятках открытых окон.
b. Решайте вопросы по мере их накопления. Иногда полезно накопить несколько вопросов и решить их все разом.
c. При работе над задачей сделайте справочную информацию легкодоступной из одного места: соберите нужные справочные документы в один каталог, объедините справочные абзацы текста в один документ
d. Применяйте паттерны проектирования – типизированные, заранее заготовленные куски текста, которые можно использовать в разных документах практически без изменений.
e. Доводите задачу до конца, прежде чем окончательно переключиться на другую. Незавершенные задачи отнимают много времени и не дают окончательного результата.
f. Используйте сокращения при письме на бумаге и в документе: «к-й» вместо «который», «т.е.» вместо «то есть» и т.д.
g. При создании письма старайтесь обозначать тему письма как можно более информативно, например по следующему шаблону: <название проекта>: <суть письма>. Такие письма легко будет потом отыскать, по ним легко делать сортировку, а также вы поможете получателям писем проделать то же самое

Хочу заметить, что не все пункты применимы для менеджеров - советы я готовил все таки для специалистов своего отдела, часть советов сформулированы непосредственно этими специалистами, но все же некоторые пункты я применяю и сам.

Личная эффективность (часть 1)

Давно меня волнуют вопросы личной эффективности себя любимого, ну и в общем такой категории сапиенсов, как сотрудник.
Какие можно было бы выделить методы поддержания или повышения эффективности работы?
Не так давно проводил семинар-мозговой штурм на эту тему у себя в отделе.
Вот что у меня получилось например в плане работы с документами, каталогами и черновиками:
a. Никогда и ни при каких обстоятельствах не храните копий одного и того же документа типа «ver 1», «_старый», «_замечания Пети» и др. Все замечания и комментарии других сотрудников, а также ваши собственные исправления необходимо вносить в один и тот же документ. Остальное сделает система версионности. 90% - вероятность того, что вы не вернетесь к предыдущим версиям документа, так зачем их хранить?
b. Не работайте одновременно и с ежедневником и с рабочей тетрадью и с бумажными черновиками. Используйте что-то одно. Это же касается и разных файлов на компьютере. Если хранить информацию в нескольких местах, точно запутаетесь , что-то упустите и в итоге потеряете время.
c. Никогда не храните рабочие документы локально. Сбои в работе компьютера, случайное удаление документа, недоступность документа для других сотрудников – вот основные минусы хранения документов у себя на компьютере. Потерянные документы сотрудника – это ответственность самого сотрудника, если они хранятся локально. А общая система версионности бэкапируется и документы из него доступны нужным сотрудникам.
d. Если вам необходимо обработать информацию из разных файлов или бумажных источников, сначала сведите эту информацию в один файл, не обрабатывая. А затем обрабатывайте ее. После этого можно наводить красивость в документе. Но не в обратном порядке!
e. Постоянно систематизируйте всю получаемую информацию сразу на входе, не давайте накапливаться черновикам, запискам, заметкам и бумажкам. Необработанная информация длительное время – гарантия того, что вы что-то упустили.
f. Для систематизации полезно иметь рабочий файл по задаче, а также файлы «на будущее» созданные по определенной системе. Например, файл «вопросы по задачам», «довыяснять по проекту» и т.д.
g. После обработки очередного черновика немедленно выбросите или удалите его. Невыброшенные черновики – гарантия того, что вы еще не раз к ним вернетесь и будете тратить время на выяснения: «а нужен ли этот черновик».
h. Удаляйте лишние копии писем и документов
i. Применяйте унифицированную систему каталогов. Каталоги, которые вы создаете необходимо приводить под какую-то систему, удобную для вас. Очень удобно вместе с такой системой каталогов использовать каталог "_Разгрести", в который как во входящий нужно скидывать любые файлы. А затем стремиться к тому, чтобы он всегда был пуст, "разгребая" документы по проектным папкам. Кстати "_Разгрести" с символом "_" вначале для удобства сортировки каталогов по алфавиту - он всегда сверху списка.
j. Применяйте заливки текста в документе разными цветами. Очень удобно выделять разными цветами вопросы, моменты для уточнения, важные пункты, примечания и др.
Клуб ИТ-Директоров
г. Новосибирск
сайт работает на 1С-Битрикс
Разработка сайта - ITConstruct Rambler's Top100