02.02.200914:4102.02.2009 14:41:33
Давно меня волнуют вопросы личной эффективности себя любимого, ну и в общем такой категории сапиенсов, как сотрудник.
Какие можно было бы выделить методы поддержания или повышения эффективности работы?
Не так давно проводил семинар-мозговой штурм на эту тему у себя в отделе.
Вот что у меня получилось например в плане работы с документами, каталогами и черновиками:
a. Никогда и ни при каких обстоятельствах не храните копий одного и того же документа типа «ver 1», «_старый», «_замечания Пети» и др. Все замечания и комментарии других сотрудников, а также ваши собственные исправления необходимо вносить в один и тот же документ. Остальное сделает система версионности. 90% - вероятность того, что вы не вернетесь к предыдущим версиям документа, так зачем их хранить?
b. Не работайте одновременно и с ежедневником и с рабочей тетрадью и с бумажными черновиками. Используйте что-то одно. Это же касается и разных файлов на компьютере. Если хранить информацию в нескольких местах, точно запутаетесь , что-то упустите и в итоге потеряете время.
c. Никогда не храните рабочие документы локально. Сбои в работе компьютера, случайное удаление документа, недоступность документа для других сотрудников – вот основные минусы хранения документов у себя на компьютере. Потерянные документы сотрудника – это ответственность самого сотрудника, если они хранятся локально. А общая система версионности бэкапируется и документы из него доступны нужным сотрудникам.
d. Если вам необходимо обработать информацию из разных файлов или бумажных источников, сначала сведите эту информацию в один файл, не обрабатывая. А затем обрабатывайте ее. После этого можно наводить красивость в документе. Но не в обратном порядке!
e. Постоянно систематизируйте всю получаемую информацию сразу на входе, не давайте накапливаться черновикам, запискам, заметкам и бумажкам. Необработанная информация длительное время – гарантия того, что вы что-то упустили.
f. Для систематизации полезно иметь рабочий файл по задаче, а также файлы «на будущее» созданные по определенной системе. Например, файл «вопросы по задачам», «довыяснять по проекту» и т.д.
g. После обработки очередного черновика немедленно выбросите или удалите его. Невыброшенные черновики – гарантия того, что вы еще не раз к ним вернетесь и будете тратить время на выяснения: «а нужен ли этот черновик».
h. Удаляйте лишние копии писем и документов
i. Применяйте унифицированную систему каталогов. Каталоги, которые вы создаете необходимо приводить под какую-то систему, удобную для вас. Очень удобно вместе с такой системой каталогов использовать каталог "_Разгрести", в который как во входящий нужно скидывать любые файлы. А затем стремиться к тому, чтобы он всегда был пуст, "разгребая" документы по проектным папкам. Кстати "_Разгрести" с символом "_" вначале для удобства сортировки каталогов по алфавиту - он всегда сверху списка.
j. Применяйте заливки текста в документе разными цветами. Очень удобно выделять разными цветами вопросы, моменты для уточнения, важные пункты, примечания и др.
